Hướng Dẫn Cách Tra Cứu Tờ Khai Thông Quan Hải Quan Chi Tiết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc theo dõi tiến độ làm thủ tục tại cửa khẩu là mắt xích quan trọng quyết định thời gian giải phóng hàng hóa. Nắm vững cách tra cứu tờ khai thông quan hải quan chi tiết giúp doanh nghiệp chủ động kiểm tra trạng thái lô hàng, minh bạch chi phí và xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh. Bài viết dưới đây từ Finlogistics sẽ hướng dẫn bạn quy trình tra cứu chuẩn xác và nhanh chóng nhất.

1. Vì sao doanh nghiệp cần tra cứu tờ khai thông quan hải quan?

Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý quan trọng xác nhận hàng hóa đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các thủ tục kiểm tra chuyên ngành. Việc tra cứu tờ khai mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Kiểm tra trạng thái lô hàng: Biết chính xác tờ khai đang ở luồng nào (Luồng Xanh, Luồng Vàng, hay Luồng Đỏ) và đã được thông quan hay chưa.
• Đối soát thông tin thuế: Xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế xuất nhập khẩu hay chưa để tránh phát sinh nợ cưỡng chế thuế.
• Phục vụ thanh khoản và hoàn thuế: Luôn sẵn sàng dữ liệu phục vụ cho khâu kế toán, báo cáo tài chính và hoàn thuế GTGT.
• Chủ động kế hoạch vận tải: Giúp bộ phận Logistics sắp xếp phương tiện vận chuyển và kho bãi kịp thời ngay khi hàng được giải phóng.

2. Các thông tin cần chuẩn bị trước khi tra cứu

Để việc tra cứu diễn ra thuận lợi và không bị gián đoạn, bạn cần chuẩn bị sẵn các dữ liệu sau:

• Số tờ khai hải quan: Dãy số gồm 12 chữ số được cấp khi doanh nghiệp truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Mã số thuế (MST) doanh nghiệp: Mã số thuế của công ty đứng tên trên tờ khai xuất nhập khẩu.
• Số Căn cước công dân / Chứng minh nhân dân: Số giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật doanh nghiệp (đã đăng ký với Cục Hải quan).

3. Hướng dẫn các bước tra cứu tờ khai thông quan hải quan chi tiết

Doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện tra cứu trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Truy cập trang tra cứu chính thức

Bạn mở trình duyệt và truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan, chọn mục Tờ khai hải quan trong phần Tra cứu thông tin.

Bước 2: Nhập thông tin tra cứu tờ khai

Tại giao diện tra cứu, bạn điền chính xác 3 trường thông tin bắt buộc:

• Số tờ khai: Nhập đúng 12 chữ số của tờ khai cần kiểm tra.
• Mã doanh nghiệp: Nhập Mã số thuế công ty.
• Số CMND/CCCD: Nhập số giấy tờ cá nhân của đại diện pháp luật.

Bước 3: Xác nhận Captcha và xem kết quả

Nhập đúng Mã xác thực (Captcha) hiển thị trên màn hình, sau đó nhấn nút Tra cứu.

• Nếu thông tin hợp lệ: Hệ thống sẽ trả về chi tiết tờ khai bao gồm: Trạng thái tờ khai, Ngày đăng ký, Luồng phân bổ, Chi cục Hải quan tiếp nhận, Trạng thái nộp thuế và Trạng thái thông quan.
• Nếu thông tin không hợp lệ: Hệ thống sẽ báo lỗi không tìm thấy dữ liệu. Bạn cần kiểm tra lại xem có nhập sai số tờ khai hoặc số CCCD hay không.

4. Những lưu ý quan trọng khi tra cứu tờ khai hải quan

Tránh gặp lỗi khi thực hiện tra cứu, doanh nghiệp nên lưu ý các điểm sau:

• Đồng bộ dữ liệu: Hệ thống có thể mất từ 15–30 phút để cập nhật trạng thái mới nhất từ cơ quan Hải quan lên trang tra cứu trực tuyến.
• Trùng khớp thông tin: Số CCCD/CMND tra cứu phải đúng với thông tin đã đăng ký trên hệ thống Tổng cục Hải quan của người đại diện doanh nghiệp.
• Lưu trữ chứng từ: Sau khi tra cứu thành công, bạn nên in hoặc lưu file PDF kết quả thông quan để làm chứng từ đối soát nội bộ.

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về tra cứu tờ khai hải quan

Câu 1: Tra cứu tờ khai hải quan trực tuyến có mất phí không? Không. Việc tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan hoàn toàn miễn phí.

Câu 2: Tại sao nhập đúng số tờ khai nhưng hệ thống báo “Không tìm thấy dữ liệu”? Trường hợp này thường do nhập sai số CCCD của người đại diện pháp luật, nhập sai MST hoặc dữ liệu từ hệ thống VNACCS chưa kịp đồng bộ sang trang tra cứu.

Câu 3: Tờ khai Luồng Xanh bao lâu thì được thông quan trên hệ thống? Thông thường, tờ khai Luồng Xanh sẽ được hệ thống tự động thông quan chỉ sau vài giây đến vài phút nếu doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Câu 4: Doanh nghiệp có thể tra cứu tờ khai hải quan của công ty khác được không? Không thể. Hệ thống yêu cầu bảo mật thông tin bằng cách nhập chính xác Mã số thuế và số CCCD/CMND của người đại diện pháp luật công ty đó.

Câu 5: Finlogistics có dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục và thông quan hải quan trọn gói không? Có. Finlogistics cung cấp dịch vụ thông quan hải quan trọn gói, xử lý các luồng hàng khó, tư vấn mã HS Code và tối ưu chi phí xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp.

Kết luận

Hiểu rõ cách tra cứu tờ khai thông quan hải quan chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý chuỗi cung ứng và giải phóng hàng hóa nhanh chóng. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình làm thủ tục hải quan hoặc cần tư vấn dịch vụ logistics trọn gói, hãy liên hệ ngay với Finlogistics để được hỗ trợ chuyên nghiệp nhất!

Thông tin liên hệ Finlogistics:

• Website: finlogistics.vn
• Hotline: (+84) 886 865 251 / (+84) 243 68 55555 (nhánh 1)
• Email: info@fingroup.vn