Phần mềm bản quyền là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Phần mềm bản quyền là phần mềm được cài đặt, sử dụng hoặc phân phối hợp pháp theo giấy phép của chủ sở hữu. Bài viết về phần mềm bản quyền của Trần & Trần giúp doanh nghiệp phân biệt phần mềm hợp pháp với phần mềm lậu, chuẩn bị hồ sơ chứng minh quyền sử dụng và quản lý phần mềm đúng quy định.

Phần mềm bản quyền là gì?

Phần mềm bản quyền là phần mềm được sử dụng theo đúng điều kiện trong giấy phép, hợp đồng hoặc thỏa thuận của nhà cung cấp. Quyền sử dụng có thể bị giới hạn theo số lượng thiết bị, tài khoản, người dùng, thời hạn hoặc mục đích thương mại.

Việc phần mềm hoạt động bình thường không đồng nghĩa với việc người dùng có quyền sử dụng hợp pháp. Doanh nghiệp cần xác định rõ nguồn cung cấp, loại giấy phép và phạm vi sử dụng.

Phần mềm bản quyền khác phần mềm lậu như thế nào?

Phần mềm bản quyền có giấy phép hợp lệ và được sử dụng đúng phạm vi cho phép. Người dùng thường có hóa đơn, hợp đồng, tài khoản kích hoạt hoặc tài liệu xác nhận từ nhà cung cấp.

Phần mềm lậu thường là bản crack, sử dụng khóa kích hoạt trái phép hoặc được tải từ nguồn không chính thức. Ngoài rủi ro xâm phạm quyền tác giả, loại phần mềm này còn có thể chứa mã độc, gây mất dữ liệu hoặc làm lộ thông tin của doanh nghiệp.

Phần mềm miễn phí có phải phần mềm bản quyền không?

Có thể. Phần mềm miễn phí vẫn có chủ sở hữu và được bảo hộ quyền tác giả. Người dùng phải tuân thủ điều kiện của giấy phép.

Một số phần mềm chỉ miễn phí cho mục đích cá nhân nhưng yêu cầu trả phí khi sử dụng trong doanh nghiệp. Phần mềm mã nguồn mở cũng có các điều kiện riêng về chỉnh sửa, phân phối, ghi nhận tác giả hoặc công bố mã nguồn. Vì vậy, miễn phí không có nghĩa là được sử dụng tùy ý.

Doanh nghiệp cần lưu giấy tờ gì?

Để chứng minh phần mềm được sử dụng hợp pháp, doanh nghiệp nên lưu:

• Hợp đồng mua hoặc cấp phép phần mềm
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán
• Email hoặc mã kích hoạt
• Thông tin tài khoản quản trị
• Điều khoản sử dụng và phạm vi giấy phép
• Biên bản bàn giao từ nhà cung cấp
• Hồ sơ gia hạn hoặc nâng cấp phần mềm

Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu số lượng giấy phép với số thiết bị và người dùng thực tế.

Có nên đăng ký bản quyền phần mềm không?

Quyền tác giả có thể được xác lập khi phần mềm được sáng tạo và thể hiện dưới hình thức nhất định, không phụ thuộc hoàn toàn vào thủ tục đăng ký. Tuy nhiên, Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả là chứng cứ quan trọng khi cần chứng minh tác giả, chủ sở hữu, cấp phép, chuyển giao hoặc xử lý hành vi sao chép trái phép.

Doanh nghiệp nên cân nhắc đăng ký khi phần mềm có giá trị thương mại, được phát triển để bán, cấp phép, gọi vốn hoặc chuyển giao cho đối tác.

Doanh nghiệp nên quản lý phần mềm như thế nào?

Doanh nghiệp nên kiểm kê phần mềm trên máy tính, máy chủ và tài khoản nhân sự; kiểm tra thời hạn cùng phạm vi giấy phép; gỡ bỏ phần mềm không rõ nguồn gốc; đồng thời quy định rõ người có quyền cài đặt phần mềm.

Với phần mềm do nhân viên hoặc đơn vị bên ngoài phát triển, hợp đồng cần xác định cụ thể quyền sở hữu mã nguồn, quyền chỉnh sửa, quyền đăng ký và quyền khai thác thương mại.

Câu hỏi thường gặp

Sử dụng phần mềm crack có hợp pháp không?

Không. Phần mềm crack thường vượt qua cơ chế cấp phép của chủ sở hữu và có thể dẫn đến rủi ro pháp lý cũng như mất an toàn dữ liệu.

Mua phần mềm nhưng cài vượt số máy có vi phạm không?

Có thể vi phạm nếu số thiết bị hoặc người dùng vượt quá phạm vi được cấp phép. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại điều khoản của từng loại license.

Đăng ký bản quyền phần mềm ở đâu?

Tác giả hoặc chủ sở hữu có thể thực hiện thủ tục đăng ký quyền tác giả với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc ủy quyền cho tổ chức đại diện thực hiện.

Trần & Trần hỗ trợ tư vấn quyền tác giả đối với chương trình máy tính, rà soát quyền sở hữu mã nguồn, chuẩn bị hồ sơ đăng ký và xử lý hành vi sử dụng phần mềm trái phép.